會議方案是會議組織安排的總綱，制定會議方案應(yīng)當(dāng)注意以下幾個方面。一是周密細致、程序規(guī)范。會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標(biāo)任務(wù)，明確會議日程安排及各項議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，合理安排會議議程，使各場次會議能順利銜接，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。方案一般應(yīng)包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。二是加強溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。一方面，要加強對上的溝通請示工作。大型會議規(guī)格高、影響大、議題重要，在組織籌備會議的過程中，必須加強與本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)的溝通請示工作。另一方面，要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展，是會務(wù)組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務(wù)、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會議籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作有序進行。三是細化分工、倒排工序。要逐項細化分解任務(wù)、確定職責(zé)分工，使各部門明確會議每個階段、每個環(huán)節(jié)的職責(zé)和分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。及時準(zhǔn)確的提醒引導(dǎo)，對于議題緊湊銜接、節(jié)省會議時間十分關(guān)鍵。西山區(qū)專業(yè)會議服務(wù)公司

開會過程中的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：1.堅守崗位、維護會場安靜環(huán)境，無關(guān)人員不得入內(nèi)。2.隨時為會場出入人員開門。3.音響、燈光等要有專人值班，不得擅離崗位，保證會議順利進行。4.又是找人時，服務(wù)員要通過會議工作人員聯(lián)系，不能直接找或高聲呼叫。5.與會務(wù)有關(guān)的電話，應(yīng)與會議工作人員聯(lián)系接聽，不得隨意處理，防止誤事。6.適時續(xù)水。7.會間可視情況送小毛巾。8.適應(yīng)補送熱水瓶的開水。9.會間如休息應(yīng)先清理廢棄物。10.隨時觀察會議室溫度及音響效果，并及時調(diào)整。西山區(qū)專業(yè)會議服務(wù)公司一般會議的時間性很強，都強調(diào)準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。

對會議細節(jié)進行逐項演練。會前要對每場大會的每項任務(wù)和分工進行逐項推演，對可能出現(xiàn)的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎(chǔ)上制定詳細的分工明細表，使每個人都清楚自己的任務(wù)，并了解其他人的任務(wù)，確保工作沒有漏洞、任務(wù)沒有漏項、人員沒有漏位。二是在會場住地進行實地演練。隨著會期臨近，會務(wù)組織者應(yīng)深入會場、住地，根據(jù)大會日程一項項地對會務(wù)細節(jié)進行實地演練，按照“提前兩個小時”“提前一個小時”的標(biāo)準(zhǔn)做好會議場地布置工作，即每一個會場提前幾天布置完畢，每一項活動提前幾天部署到位；會務(wù)工作者提前兩個小時到達會場，一切準(zhǔn)備工作提前兩個小時就緒；全體會議時組織會議人員和列席人員提前一個小時入場。三是臨近會議前的重點環(huán)節(jié)演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會議也要善于抓住其中的重點關(guān)節(jié)，如果大會的重點環(huán)節(jié)出現(xiàn)瑕疵，整個大會的效果就會大打折扣，甚至出現(xiàn)無法挽回的不良影響。對待重點環(huán)節(jié)，要加強會前演練，做到思想上高度重視、精力上重點傾斜、細節(jié)上重點考慮，確保萬無一失。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一?，F(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。這些資料包括桌椅、茶水、簽到簿、名冊、會議議程、黑板、白板、筆等。接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。要細化會議籌備任務(wù)分工，明確任務(wù)和責(zé)任人，確保每項工作有人負責(zé)，特殊情況有人處理。

會議服務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)：1、目的為了規(guī)范會議接待行為，統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務(wù)。還適用范圍適用于大廈各類會議接待工作。3、職責(zé)：客戶部負責(zé)會議接待的具體實施?？蛻魡T負責(zé)會議登記和提前確認(rèn)工作，確保會議如期召開；并記錄好會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會議的大小，采取相應(yīng)的服務(wù)措施；客戶部負責(zé)安排工作人員對會議室進行布置，保障會議室整潔舒適；會議接待員負責(zé)在會議進行期間巡查，及時處理突發(fā)事件，確保會議順利進行。一個好的會議是有組織的。盤龍區(qū)大型會議服務(wù)細節(jié)

分工落實，要準(zhǔn)確高效。西山區(qū)專業(yè)會議服務(wù)公司

作好會前準(zhǔn)備保時間：一是做好會議演練。會前演練有利于會務(wù)工作者發(fā)現(xiàn)問題、查堵漏洞、熟悉流程，是確保會議流暢運轉(zhuǎn)的有效措施。比如有選舉事項的大會，就需要會前召集選舉會議主持人和所有涉及選舉任務(wù)的工作人員舉行演練，特別是對選票收發(fā)、投票、計票等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)反復(fù)演練、調(diào)整完善，確定合理、高效的運行方案，保障選舉順利進行。二是做好材料把關(guān)。要根據(jù)方案嚴(yán)控匯報、發(fā)言的材料篇幅，會前嚴(yán)格把關(guān)，并要求發(fā)言時開門見山、直奔主題；對需在會上審議的文件材料，會前要充分征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門意見，認(rèn)真修改完善，確保上會材料質(zhì)量。三是做好會場布置。要制作會場座位圖，合理安排匯報人座席，使其盡可能靠近匯報席。提前檢查匯報席設(shè)置、名簽順序是否正確，會議材料是否齊全完整，主持詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是否預(yù)留等，并確認(rèn)音響、視頻、話筒等是否正常，防止“小事上翻船”，影響會議進程，拖延會議時間。西山區(qū)專業(yè)會議服務(wù)公司

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