檔案數(shù)字化的掃描中對掃描質(zhì)量的要求，掃描時要保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯掃，嚴(yán)格確保圖像質(zhì)量，漏掃、壓邊的要及時補(bǔ)全、補(bǔ)正。圖像順序要與原檔案中頁碼順序一致，不可顛倒錯亂，不可出現(xiàn)多頁、重復(fù)頁或漏頁現(xiàn)象。掃描登記，掃描時應(yīng)認(rèn)真核對實(shí)際掃描頁碼、頁數(shù)與前處理時填寫的頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。并提交采購人審核同意后，進(jìn)行處理。掃描分辨率一般為300dpi，對于案卷中出現(xiàn)字跡較小、模糊、較密集等情況，分辨率適當(dāng)提高。掃描后的圖像應(yīng)清晰、不失真、完整，不影響圖像的利用效果，掃描圖像的打印效果不能低于對應(yīng)的復(fù)印效果。應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的準(zhǔn)確性。湖南文書檔案數(shù)字化加工

為確保各門類電子檔案及其元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數(shù)字檔案資源利用，應(yīng)結(jié)合檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)或運(yùn)行需要，為數(shù)字檔案室配備必要的正版基礎(chǔ)軟件，包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學(xué)字符識別（OCR）等軟件。應(yīng)選用主流數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，其性能應(yīng)能支持本單位今后較長一個時期數(shù)字檔案資源管理的需要。安全保障體系應(yīng)結(jié)合實(shí)際，參照信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)有關(guān)要求，從多層面為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建立安全保障體系。涉密數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)必須按照國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)的規(guī)定執(zhí)行。行政檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作檔案實(shí)體管理制度主要對檔案實(shí)體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。

新影捷總部在上海市松江區(qū)，是國內(nèi)較早從事并專注于以檔案數(shù)字化、檔案信息化建設(shè)為中心的全流程檔案服務(wù)的****，歷時已超過15年，現(xiàn)有員工超過200人，其中研發(fā)人員超過30人。累計(jì)服務(wù)過超2000家企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位、國有企業(yè)和高等院校的客戶，公司以上海為中心，在北京、武漢、南昌、杭州、安徽等地設(shè)立了分公司或子公司，客戶和服務(wù)區(qū)域覆蓋全國大部分地區(qū)。公司在黃浦區(qū)和松江區(qū)分別設(shè)有累計(jì)超過6000平米的檔案整理及檔案數(shù)字化加工基地、檔案存儲庫房和檔案人員培訓(xùn)基地。

數(shù)字檔案室的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性要求包括檔案數(shù)字化資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質(zhì)等應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）、《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）等國家標(biāo)準(zhǔn)或地方規(guī)范的要求；應(yīng)參照國家或地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)置、獲得電子檔案元數(shù)據(jù)，推薦采用包括文件實(shí)體、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體在內(nèi)的多實(shí)體元數(shù)據(jù)方案，元數(shù)據(jù)的賦值應(yīng)以自動獲得為主、手工著錄為輔。按照客觀事實(shí)編輯形成的電子文件可收集、歸檔。為比較大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

數(shù)字檔案室建設(shè)符合國家和社會信息化發(fā)展要求，有利于提高機(jī)關(guān)檔案工作水平，檔案數(shù)字化有利于維護(hù)機(jī)關(guān)檔案信息的真實(shí)、完整、可用和安全，提升機(jī)關(guān)行政效率和公共服務(wù)能力；有利于促進(jìn)國家中心信息資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，為數(shù)字檔案館的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)，以推動全國檔案信息化工作健康、均衡發(fā)展。數(shù)字檔案室解決方案具有安全保障體系，系統(tǒng)采用先進(jìn)的技術(shù)框架、并集成數(shù)據(jù)防泄漏系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)終端安全管理系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，持續(xù)不斷的提供安全穩(wěn)定的數(shù)字檔案運(yùn)行環(huán)境。折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。行政檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映檔案內(nèi)容，很大程度地展現(xiàn)檔案原貌。湖南文書檔案數(shù)字化加工

提高經(jīng)濟(jì)效益，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的手段，致使管理成本大幅上漲。而檔案數(shù)字化、數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。增強(qiáng)檔案原件保護(hù)，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，檔案數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。湖南文書檔案數(shù)字化加工